Es un instrumento de planificación básica, cuya determinación permite a una Institución, detectar su situación organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo. A través del resultado del FODA es posible contextualizar de mejor forma la vigencia del Misión y los objetivos estratégicos de la institución. Al mismo tiempo clasifica aquellas fortalezas y debilidades de las áreas de gestión y la administración al interior del establecimiento educacional posibilitando establecer líneas de trabajo específicas en la planificación anual.
Análisis FODA. Proviene del acrónimo en inglés SWOT, en español las siglas son FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). El análisis FODA, como tal es un instrumento que permite a una Institución, detectar su situación organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo. Consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada.
Aplicación de un FODA
La aplicación de un diagnóstico FODA nos entrega importante información sobre nuestra forma de organización tanto a nivel interno como externo. Por eso es importante contar con la participación de todos los integrantes de un equipo o equipos de trabajo.
Todas las opiniones valen y son de significativa importancia para el buen funcionamiento de un equipo de trabajo u organización.
Diagnóstico FODA: Conceptos involucrados
1. A nivel INTERNO de una Institución, Agrupación u Organización:
La situación interna, esta constituida por factores o elementos que forman parte de la misma organización, agrupación u organización . FORTALEZAS: son todas aquellas potencialidades materiales o humanas con que cuenta una organización. Son de vital importancia para el funcionamiento y desarrollo. Una fortaleza de la organización es alguna función que ésta realiza de manera correcta, como son ciertas habilidades y capacidades del personal con atributos psicológicos y su evidencia de competencias. Otro aspecto identificado como una fortaleza son los recursos considerados valiosos y la misma capacidad competitiva de la organización, como un logro que brinda la organización y una situación favorable en el medio social. Ejemplos de fortalezas son: objetivos claros y realizables, constitución adecuada, capacitación obtenida, motivación, seguridad, conocimientos, aceptación, decisión, voluntad, etc. DEBILIDADES: son todas aquellas deficiencias materiales o humanas con que cuenta una organización. Son las principales responsables del funcionamiento interno. Una debilidad de una organización se define como un factor considerado vulnerable en cuanto a su organización o simplemente una actividad que la empresa realiza en forma deficiente, colocándola en una situación considerada débil. Ejemplo de debilidades son los siguientes: Carencia de objetivos, falta de recursos para la acción, falta de motivación, mal manejo de situaciones, mal manejo de recursos, desorden, fallas en la capacitación. Un elemento importante es que las debilidades no es poner las fortalezas en negativo, ya que muchas debilidades pueden no coincidir con los aspectos positivos, en este como en todos los ejercicios lo adecuado es hacerlos de manera concienzuda y tratando de ser lo más veraz posible, en todo caso dar información errónea o falsa solo le dará resultados inadecuados y poco prácticos. 2. A nivel EXTERNO de una Institución, Agrupación u Organización:
La situación externa, se refiere a los elementos o factores que están fuera de la organización; agrupación u organización pero que se interrelacionan con ella y la afectan ya sea de manera positiva o negativa OPORTUNIDADES: son todas aquellas posibilidades de desarrollo que tiene una organización. Estas oportunidades se encuentran en el medio, natural, geográfico, cultural, social, político y económico en la que se mueve la institución. Los integrantes deben tener la capacidad de mirar donde se encuentran y de salir al encuentro de estas oportunidades y de reflexionar al interior del equipo de trabajo, si a ellas presentan o no una real oportunidad para la organización. Constituyen aquellas fuerzas ambientales de carácter externo no controlables por la organización, pero que representan elementos potenciales de crecimiento o mejoría. La oportunidad en el medio es un factor de gran importancia que permite de alguna manera moldear las estrategias de las organizaciones. Ejemplos serían: afiliación, apoyo de otras organizaciones, oferta de capacitación, paz social, nueva tecnología, tecnología apropiada.
AMENAZAS: son todas aquellas situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de una organización. Estas amenazas se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural, social, político y económico en la que se mueve la organización. Los integrantes deben tener la capacidad de mirar donde se encuentran y de reflexionar al interior de la organización y del equipo de trabajo si tiene la capacidad necesaria de enfrentarlas y trabajarlas para convertirlas en oportunidades o simplemente detectarlas para que no se conviertan en una real amenaza para sus objetivos, esquivándolas. Las amenazas son lo contrario de lo anterior, y representan la suma de las fuerzas ambientales no controlables por la organización, pero representan fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales. Ejemplos: falta de aceptación, antipatía de otros hacia lo que se hace, malas relaciones interpersonales, competencia, rivalidad, falta de apoyo y cooperación.
Entonces, las oportunidades y amenazas no sólo pueden influir en la atractividad del estado de una organización; ya que establecen la necesidad de emprender acciones de carácter estratégico, pero lo importante de este análisis es evaluar sus fortalezas y debilidades, las oportunidades y las amenazas y llegar a conclusiones.
Diagnóstico FODA: ¿Cómo aplicar FODA?
PRIMER PASO Organizar a partir de miembros de la organización, agrupación o institución, un equipo de trabajo para aplicar el análisis FODA, que conviene que sea lo suficientemente pequeño para permitir discusiones productivas en cada una de las reuniones programadas; se sugiere que se integre de entre 5 y 10 miembros. La composición del equipo de planeación deberá ser representativa de todas las agrupaciones clave, departamentos o funciones y actividades que conforman la la organización, agrupación o institución. Antes de aplicar un FODA, es importante que la organización o el equipo de trabajo se haga las siguientes preguntas: 1. ¿Qué es un FODA? Es recomendable que el equipo responsable, explique a los integrantes de la organización lo que es un FODA. Esto mejorará la claridad de los aportes al diagnóstico. 2. ¿Para qué deseamos realizar un diagnóstico FODA? Resolver, previamente esta pregunta puede ayudar a definir la utilidad de los resultados del FODA. Tener claridad si corresponde a un proyecto especifico, una planificación anual, semestral, trimestral o, a mejorar las relaciones o funcionamiento de la organización o del equipo de trabajo. 3. ¿Qué deseamos diagnosticar? Responder a esta pregunta ayudará a al equipo de trabajo a definir específicamente que es lo que se desea diagnosticar . La utilidad de esta pregunta es acotar lo diagnosticado, considerando que muchas veces los equipos caen en discusiones eternas sin llegar a conclusiones o acuerdos. SEGUNDO PASO Este paso puede ser ayudado por el diagrama preparado previamente en un papelógrafo o acetato. A nivel personal: Se reparte a cada integrante una matriz FODA vacía. Y se les pide que hagan un FODA desde la visión personal.
A nivel grupal Conformado el equipo de trabajo, se les convoca a la sesión de análisis FODA y se da inicio de la mecánica de trabajo en el análisis FODA consiste en abordar a través de la técnica de "lluvia de ideas" las opiniones de cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Cada integrante comparte al resto del grupo de trabajo su FODA personal. El recoge todos los aportes en el papelógrafo o en un acetato y anota donde corresponda. Seleccionar Aquellos aportes que se repitan deben ser marcados para luego poner‚ énfasis en aquellas ideas donde el grupo coincide. En la aplicación de la técnica de la "lluvia de ideas" , ha consistido en: recibir todas las propuestas y opiniones que aporten los miembros del grupo sobre las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organización.Entonces se eliminan los comentarios y discusiones personales, listándolas y numerándolas en un lugar visible para los integrantes del grupo (pizarrón o rotafolio) a fin de que posteriormente puedan ser valoradas y jeráquicamente organizadas de acuerdo al grado de relevancia.
Conclusión Finalmente el grupo propone cómo trabajar aquellas ideas que más afectan al equipo, delegando responsables, planteando propuestas de trabajo y plazos para concretar dichos trabajos.
Resultados de un diagnóstico FODA de institución educativa
Fuentes:
Fundación Chile. Area de Educación. Gestión Escolar(1/1/2007). ¿Qué es y cómo aplicar un FODA? [En línea]. Disponible en: htp://www.gestionescolar.cl
Herrera Canales, F. Diagnóstico FODA [En línea].Dirección de Investigación y Desarrollo Tecnológco en Salud del Ministerio de Salud de Costa Rica. Disponible en: http://www.enplenitud.com/nota.asp?articuloID=7992 [10/2008]
Ponce Talancón, H. (2006). La matriz FODA: una alternativa para realizar diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y sociales. [En línea]. En Contribuciones a la Economía. Disponible en: http://www.eumed.net/ce/2006/hpt-FODA.htm
